Die kurze Antwort
Eine KI-Umsetzung im Mittelstand startet bei 500 Euro (einfacher KI-Bot) und liegt typischerweise zwischen 500 und 8.000 Euro netto – je nach Umfang. Eine moderne Website mit eigenem CMS bewegt sich zwischen 600 und 3.000 Euro, ein SaaS-MVP zwischen 2.000 und 3.500 Euro. Mit Förderprogrammen wie Digital Jetzt oder go-digital lassen sich zusätzlich 30–50 % der Kosten erstatten.
Wichtig: Diese Zahlen beziehen sich auf Umsetzungsprojekte, nicht auf Beratung. Was reine KI-Beratung kostet, habe ich in diesem Artikel über Tagessätze und Pakete erklärt. Hier geht es ums fertige Produkt, das danach im Unternehmen läuft.
Mein Versprechen: Konzeptphase ab 100 Euro (wird auf den Projektpreis angerechnet). Danach verbindlicher Festpreis und festes Lieferdatum – maximal acht Wochen bis zum Go-Live. Keine Stundenfallen, keine Scope-Creep-Diskussionen.
Beratung kostet anders als Umsetzung – warum?
Viele Mittelständler werfen "KI-Beratung" und "KI-Umsetzung" in einen Topf. Das führt im Angebotsvergleich zu Verwirrung. Drei Unterschiede sollten Sie kennen:
- Beratung wird in Tagen kalkuliert. Ein KI-Berater nimmt Tagessätze (typischerweise 1.000–2.500 Euro) und liefert Konzepte, Roadmaps und Empfehlungen. Am Ende halten Sie ein Dokument in der Hand.
- Umsetzung wird in Projekten kalkuliert. Hier wird etwas gebaut: ein Chatbot, eine Anwendung, eine Website. Das Ergebnis ist ein funktionierendes System, das im Unternehmen läuft.
- Übergabe zwischen beiden Welten kostet zusätzlich. Wenn Beratung an eine Agentur übergeben wird, fallen Übersetzungsverluste und Doppelarbeit an. Wer beides selbst macht, spart 15–30 % – darum berate und entwickle ich selbst.
"Eine Strategie auf Papier hat noch nie Geld verdient. Erst die Umsetzung bringt den ROI – also rechne ich den auch von Anfang an mit ein."
Was kostet ein KI-Chatbot?
Der Preis hängt stark davon ab, wie tief der Bot in Ihre Systeme greift. Drei typische Kategorien:
| Variante | Funktion | Preisrahmen |
|---|---|---|
| FAQ-Bot | Antwortet auf Basis Ihrer Texte/PDFs, beantwortet wiederkehrende Fragen | 500–900 € |
| Service-Bot | Plus Anbindung an Buchungs-/Termin- oder Bestellsysteme | 800–1.500 € |
| Integrierter Assistent | Mit CRM-/ERP-Anbindung, WhatsApp- oder Teams-Schnittstelle, mehrsprachig | 1.500–2.800 € |
Hinzu kommen Hosting- und Modellkosten – meist 20 bis 150 Euro im Monat, abhängig von Nutzungsvolumen und davon, ob die Daten in Deutschland bleiben müssen (was bei DSGVO-Setups oft der Fall ist).
Rittergut Etzdorf – Chatbot + Buchungssystem
Für das Rittergut Etzdorf habe ich nicht nur einen KI-Chatbot gebaut, der Gästeanfragen zu Übernachtungen und Veranstaltungen beantwortet, sondern auch ein komplettes Buchungssystem mit:
- Stripe-Zahlungsabwicklung
- Automatischer Rechnungserstellung
- DATEV-Anbindung für die Buchhaltung
- Admin-Panel für die Inhaber
Umsetzungsdauer: rund sieben Wochen. Das Gesamtprojekt lag im mittleren vierstelligen Bereich – aber dafür ist es seit 2024 produktiv im Einsatz und entlastet die Inhaber täglich. Wie das System technisch aufgebaut ist, beschreibe ich hier im Detail.
Was kostet eine Website mit eigenem CMS?
Eine professionelle Website kostet heute viel weniger als noch vor zehn Jahren – wenn man weiß, was man tut. Die Spanne ist groß, weil "Website" alles zwischen einer schicken Visitenkarte und einem komplexen Portal sein kann.
| Variante | Umfang | Preisrahmen |
|---|---|---|
| One-Pager | Eine Seite, Kontaktformular, mobiloptimiert, SEO-Grundlagen | 300–500 € |
| Web-Auftritt mit CMS (klein) | Bis 5 Unterseiten, eigenes CMS, vollständige SEO-Grundlagen | 600–1.200 € |
| Web-Auftritt mit CMS (groß) | 10+ Seiten, Blog-Modul, individuelle Layouts, Performance-Tuning | 2.000–3.000 € |
Der entscheidende Punkt: Lizenzkosten und Wartung über die Jahre. Eine WordPress-Site ist günstig zu starten, kostet aber mit Plugins, Updates und Pflege schnell 50–150 Euro pro Monat. Ein schlankes, eigenes CMS hat einmalige Entwicklungskosten und danach fast nichts mehr.
Holzbau Berger – Website mit eigenem CMS
Für Holzbau Berger habe ich einen vollständigen Webauftritt entwickelt – inklusive eines schlanken eigenen CMS, mit dem die Inhaber Texte, Bilder und Referenzen selbst pflegen, ohne einen Entwickler zu brauchen.
- 5 Unterseiten, vollständig responsive
- Kontaktformular mit automatischer Bestätigung
- SEO-Grundoptimierung, Core Web Vitals optimiert
- Eigenes CMS – keine WordPress-Lizenzkosten, keine Plugin-Sicherheitslücken
Umsetzungsdauer: knapp vier Wochen. Wie KI im Handwerk konkret hilft, lesen Sie hier.
Was kostet ein eigenes SaaS-Produkt oder MVP?
Hier wird's groß – aber auch interessant. Ein SaaS-Produkt ist ein digitales Produkt, das Sie selbst verkaufen oder intern nutzen. Die Bandbreite ist enorm:
| Variante | Umfang | Preisrahmen |
|---|---|---|
| MVP / Prototyp | Eine Kernfunktion, kleine Nutzerbasis, manuelle Verwaltung | 2.000–3.500 € |
| Marktreife Version | Mehrere Module, Onboarding, Abo-Verwaltung, Multi-User | 5.000–8.000 € |
| Skalierte Plattform | Mehrere Rollen, Schnittstellen, mehrsprachig, Hochverfügbarkeit | 12.000–18.000 € |
Mein Tipp: Starten Sie immer mit einem klar abgegrenzten MVP, das maximal acht Wochen Umsetzungszeit braucht. So validieren Sie die Idee mit echten Nutzern, bevor Sie weiter investieren.
Förderbase – eigene SaaS-Plattform
Förderbase ist mein eigenes Produkt: eine SaaS-Plattform für Fördermittel-Recherche im Mittelstand. Aufgebaut über mehrere Monate – aber technisch entspricht der MVP-Kern dem, was ich auch für Kunden in 8 Wochen umsetze:
- Datenarchitektur mit PostgreSQL
- Such-Backend mit KI-gestützter Volltextsuche
- Next.js-Frontend, mobiloptimiert
- Eigenes Hosting in Deutschland (DSGVO-konform)
Ein vergleichbares Setup für ein Kundenprodukt würde im mittleren vierstelligen Bereich liegen – und ist in maximal acht Wochen produktionsreif.
Was treibt die Preise wirklich?
Drei Faktoren bestimmen, wo Ihr Projekt im Spektrum liegt – unabhängig davon, ob Chatbot, Website oder SaaS:
- Anzahl der Schnittstellen. Jede Anbindung an ein Bestandssystem (CRM, ERP, Warenwirtschaft, DATEV) bedeutet Recherche, Test und oft auch Verhandlung mit den Anbietern. Eine Schnittstelle kostet typischerweise 300–1.500 Euro zusätzlich.
- Datenschutz-Tiefe. Soll alles in Deutschland gehostet werden? Müssen DSFA, Auftragsverarbeitungsverträge und technisch-organisatorische Maßnahmen dokumentiert werden? Ein TÜV-konformes Setup kostet 15–25 % mehr – spart aber Folgekosten bei Audits und Beschwerden.
- Anpassbarkeit für Sie selbst. Wenn Sie hinterher Texte, Bilder oder Bot-Antworten selbst ändern wollen, braucht es ein durchdachtes Backend. Das kostet einmalig mehr, spart aber dauerhaft Wartungskosten.
Festpreis oder Stundenfalle?
Eine der häufigsten Fragen im Erstgespräch. Meine Antwort: Festpreis – fast immer. Hier ist der Grund.
Stundenabrechnung verlagert das Risiko zu Ihnen. Wenn das Projekt länger dauert, zahlen Sie. Bei Festpreis trage ich das Risiko – also habe ich auch das Interesse, sauber zu planen und schnell zu liefern.
Voraussetzung für einen seriösen Festpreis ist ein sauberes Konzept. Das entsteht bei mir in Phase 2 des Vier-Phasen-Prozesses: nach einem Erstgespräch (kostenlos) und einer Analyse (1–2 Tage) liefere ich Ihnen ein Konzept inklusive verbindlichem Festpreis. Erst dann unterschreiben Sie.
Mein Modell: Erstgespräch kostenlos · Konzept-Phase ab 100 € (wird auf den Projektpreis angerechnet, falls Auftrag erteilt wird) · Umsetzung mit Festpreis und festem Lieferdatum.
Förderungen gibt es auch für Umsetzung
Viele Mittelständler wissen, dass es Förderung für Beratung gibt – übersehen aber, dass auch Umsetzungsprojekte gefördert werden. Die drei relevantesten Programme:
- Digital Jetzt (Bund): Bis zu 50 % Zuschuss für Investitionen in digitale Technologien und Software – inkl. KI-Anwendungen. Förderhöhe bis 50.000 € je nach Unternehmensgröße.
- go-digital (Bund): Deckt Beratung und Umsetzung kombiniert mit 50 % Förderquote ab. Begrenzt auf KMU bis 100 Mitarbeiter.
- Sachsen-Anhalt DIGITAL: Landesförderung speziell für KMU in Sachsen-Anhalt, mit Schwerpunkt auf Digitalisierungs- und KI-Projekten.
Welche Förderung zu Ihrem Vorhaben passt, prüfe ich vorab mit Förderbase – das geht in wenigen Minuten und ist kostenlos.
Wann lohnt sich was?
Eine grobe Faustregel, gegliedert nach Unternehmenssituation:
Sie wollen ChatGPT richtig nutzen, aber kein eigenes System bauen
→ Sie brauchen keine Umsetzung, sondern Schulung. Schauen Sie sich die KI-Kompetenzschulung ab 800 € an. Investitionsrahmen: 800–2.500 €.
Sie haben repetitive Anfragen (E-Mail, Telefon, Web-Kontakt)
→ Ein KI-Chatbot oder Service-Assistent spart messbar Zeit. ROI typischerweise nach 3–9 Monaten. Investitionsrahmen: 500–2.800 €.
Ihre Website ist veraltet und Sie verlieren Anfragen
→ Eine moderne Website mit eigenem CMS bringt mehr qualifizierte Anfragen und reduziert Pflegeaufwand. Investitionsrahmen: 600–3.000 €.
Sie haben eine Geschäftsidee, die Software werden soll
→ Ein MVP / Prototyp validiert die Idee mit echten Nutzern, ohne dass Sie fünfstellig investieren. Investitionsrahmen: 2.000–3.500 €.
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Chatbot konkret?
Ein einfacher FAQ-Bot bei 500–900 €, ein Service-Bot mit Buchungs- oder Bestellanbindung zwischen 800 und 1.500 €, ein vollständig integrierter Assistent bei 1.500 bis 2.800 €.
Wie schnell kann mein Projekt fertig sein?
Bei mir maximal acht Wochen vom unterschriebenen Konzept bis zum Go-Live. Ich arbeite in 1- bis 2-wöchigen Sprints mit funktionierenden Zwischenständen.
Was kostet der Betrieb nach dem Go-Live?
Typischerweise 20–150 € pro Monat für Hosting und KI-Modellnutzung. Wartungspauschalen sind optional und beginnen bei 50 € im Monat.
Bekomme ich den Quellcode?
Ja. Sie bekommen vollen Zugriff auf den Code, das Repository und alle Infrastruktur-Zugänge. Das ist mir wichtig: Sie sollen nicht in eine Abhängigkeit geraten.
Was passiert, wenn das Projekt scheitert?
Festpreis bedeutet: Wenn ich nicht liefere, zahlen Sie auch nichts. Punkt. Bisher ist mir das nicht passiert – aber das Risiko trage ich, nicht Sie.
Klingt nach Ihrem Projekt?
Im 30-minütigen Erstgespräch klären wir, ob und wie sich Ihr Vorhaben umsetzen lässt – kostenlos, unverbindlich, mit ehrlicher Einschätzung zu Aufwand und Preis.
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