Buchungs- und Verwaltungsplattform für das Rittergut Etzdorf
Anfragen, Termine, Verträge, Rechnungen und Dienstleister an einer Stelle – dazu ein KI-Assistent, der Gästefragen rund um die Uhr beantwortet. Die Plattform läuft unter buchung.rittergut-etzdorf.de und dockt an den bestehenden Webauftritt an; der Chatbot ist dort direkt eingebunden.
Ausgangssituation
Das Rittergut Etzdorf bietet Hochzeiten, Ferienwohnungen und Firmenevents. Der Webauftritt informierte darüber – alles Weitere lief per Telefon, E-Mail und Papier.
- Anfragen nur per E-Mail und Telefon – manueller Aufwand für jede einzelne
- Keine Verfügbarkeitsübersicht – Doppelbuchungen und unklare Kalender
- Gäste mussten bis zu mehreren Tagen auf Antworten warten
- Besichtigungstermine wurden einzeln hin- und hertelefoniert
- Verträge, Rechnungen und Dienstleisterlisten lagen verstreut
- Kein Überblick über offene Anfragen und kommende Veranstaltungen
Lösung
Eine eigene Plattform neben dem bestehenden Webauftritt: von der Anfrage über Besichtigung und Vertrag bis zur Rechnung – dazu ein Admin-Bereich, den das Team selbst bedient.
- Geführte Anfragestrecke mit sechs Kategorien – von der Hochzeit bis zur Filmproduktion
- Verfügbarkeitskalender mit iCal-Synchronisation und CalDAV fürs Handy
- Besichtigungstermine: Gäste nennen drei Wunschtermine, das Team sagt einen zu
- Kundenportal mit Vertrag und Rechnungen über einen persönlichen Link
- Admin-Bereich für Anfragen, Kalender, Preisliste, Kalkulation, Abrechnung und Dienstleister
- KI-Assistent beantwortet Gästefragen rund um die Uhr – auf der Website eingebunden
Was entwickelt wurde
Sechs eigenständige Module – vollständig auf die Abläufe des Ritterguts abgestimmt.
Geführte Anfragestrecke
Sechs Kategorien – Hochzeit, Taufe und freie Trauung, Tagung und Firmenevent, Foto- und Filmproduktion, Ferienwohnung, Sonstiges. Mit Verfügbarkeitsprüfung, Preisrahmen und automatischer Eingangsbestätigung per E-Mail.
Verfügbarkeitskalender + iCal-Sync
Live-Verfügbarkeit auf der Website. Automatische Synchronisation mit Airbnb, Booking.com und anderen Plattformen über iCal – keine manuellen Übertragungen mehr. Über CalDAV liegt der Belegungskalender auch auf dem Handy.
Admin-Bereich mit elf Ansichten
Anfragen, Abrechnung, Kalender, Besichtigungen, Preisliste, Kalkulation, Veranstaltungstypen, Dienstleister, KI-Dokumente und das eigene Konto – alles an einer Stelle, ohne externe Werkzeuge.
KI-Chatbot für Gästeanfragen
Ein KI-Assistent auf der Website beantwortet häufige Fragen zu Preisen, Ausstattung, Anreise und Verfügbarkeit – rund um die Uhr, ohne dass das Team eingreifen muss.
Schnellrechner für Hochzeiten
Gästezahl, Trauungsart und Empfang eingeben – das Paar sieht sofort, in welchem Rahmen sich die Feier bewegt. Unverbindlich, ohne Anfrage stellen zu müssen.
Besichtigung mit drei Wunschterminen
Interessenten wählen drei mögliche Termine statt einen. Die Slots werden vorgemerkt, das Team sagt einen davon zu – die übrigen werden automatisch wieder freigegeben.
Kundenportal für Vertrag und Rechnungen
Jedes Paar bekommt einen persönlichen Link zu Vertrag, erster und zweiter Rechnung. Kein Suchen im Mailverlauf, kein Nachfragen, welche Fassung die aktuelle ist.
Bestellliste mit Fristenlauf
21 Tage vor der Veranstaltung geht die Bestellliste automatisch raus – ausgelöst von einem Cronjob, nicht von einer Erinnerung im Kopf.
Modernes Design
Hochwertiges Petrol-Honey-Farbschema mit Cormorant Garamond – passend zur eleganten Atmosphäre des Ritterguts. Vollständig responsiv für alle Gerätegrößen.
Von der Anfrage per Telefon zur automatischen Buchung
Das Rittergut hat nicht mit einem Buchungssystem angefangen, sondern mit der Frage, welche Arbeit sich überhaupt lohnt zu automatisieren. Die klärt das Mini-Audit in 30 Minuten.
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Die neue Plattform im Detail
Von der Startseite bis zur Terminanfrage – ein Blick in die fertige Lösung.
Auch auf dem Handy
Jede Strecke ist für schmale Displays gebaut: Termin prüfen, Wunschtermine wählen, den Assistenten fragen – ohne Zoomen und ohne Umwege.
Der KI-Chatbot – Gästeanfragen rund um die Uhr
Gäste stellen Fragen zu jeder Tages- und Nachtzeit. Der KI-Assistent beantwortet sie sofort – aus einer gepflegten Wissensbasis über das Rittergut, ohne dass das Team eingreifen muss. Antworten zu Zahlen kommen aus hinterlegten Daten, nicht aus einer Schätzung des Sprachmodells.
Beantwortet Fragen zu Preisen, Ausstattung, Anreise und Verfügbarkeit
Leitet Buchungsanfragen direkt an die richtigen Formulare weiter
Unterhaltungen werden nicht dauerhaft gespeichert – der Hinweis steht vor dem ersten Wort
Reagiert auf Deutsch und versteht den Kontext des Ritterguts
Das Rittergut Etzdorf
Wofür die Plattform gebaut ist – das Rittergut mit Park, Herrenhaus, Festscheune und historischem Hof in Sachsen-Anhalt.
Was die neue Plattform bringt
Weniger manuelle Arbeit vom ersten Kontakt bis zur Schlussrechnung – mehr Zeit für das Wesentliche.
Auffindbar, aber nicht überall
Bei einer Buchungsplattform ist die Frage nicht nur, was Suchmaschinen finden – sondern auch, was sie nicht finden sollen.
Die öffentlichen Strecken stehen in einer Sitemap und tragen je Seite einen eigenen Titel und eine eigene Beschreibung. Verwaltung, Schnittstellen, Gästeportal und das eingebettete Chatfenster sind über die robots.txt von der Indexierung ausgenommen – eine Terminverwaltung gehört nicht in Suchergebnisse.
Für die Hauptseite des Rittergutes ist zusätzlich ein SEO-Konzept entstanden: Auswertung des Bestands, Sofortmaßnahmen, eine eigene Landingpage für Hochzeiten und ein Redaktionsplan. Das ist ein Konzept zur Umsetzung durch die Betreiberin – keine Maßnahme, deren Wirkung hier gemessen wurde.
Tech Stack
Moderne, bewährte Technologien – schnell, skalierbar und einfach zu warten.
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