In 4 bis 6 Wochen zur eigenen KI-Richtlinie
Der Kurzplan, mit dem ein KMU in überschaubarer Zeit eine tragfähige interne KI-Richtlinie erstellt — mit 15 Mindestinhalten, vier Etappen und einer Aufwandstabelle nach Betriebsgröße. Kostenlos als PDF per E-Mail.
Das ist im Fahrplan
Was die Richtlinie leisten muss, welche 15 Punkte sie mindestens abdecken sollte und wie ein KMU sie in vier Etappen erstellt — mit den harten Themen, die sonst untergehen.
- 15 Mindestinhalte einer KI-Richtlinie (Art. 4, 5, 26, 50 KI-VO)
- Vier Etappen: Bestandsaufnahme, Entwurf, Freigabe, Verankerung
- Reihenfolge der Punkte nach Aufwand und Freigabe-Aufwand sortiert
- Umsetzungsvarianten nach Betriebsgröße mit Festpreisen und Eigenanteil nach Förderung
- Was NICHT in die Richtlinie gehört — und wo es hinkommt
- Wie sich Richtlinie und Schulung nach Art. 4 KI-VO bedingen
- BAFA-Förderung: was ist förderfähig, was nicht
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Vier Etappen bis zur in-Kraft-Setzung
Ein realistischer Zeitrahmen für ein KMU liegt bei 4 bis 6 Wochen von Kick-off bis Inkrafttreten — vorausgesetzt, die Geschäftsleitung entscheidet zeitnah.
A · Bestandsaufnahme
Ergebnis: internes Kurzdokument als Basis für die Richtlinie.
- Tool-Inventur inkl. Schatten-KI
- Datenklassen-Übersicht (auch Art. 9 DSGVO)
- Rollen und Verantwortliche mit Namen
- Rechts-Snapshot: Betreiber, Anbieter, Hochrisiko?
B · Entwurf
Ergebnis: erste Fassung 8–15 Seiten, nach Aufwand und Freigabe sortiert.
- Erst die einfachen Punkte (Geltungsbereich, Begriffe)
- Dann inhaltlich harte Punkte (verbotene Praktiken, Risikoeinstufung)
- Dann betrieblich sensible Punkte (Rollen, Schulung, Meldeweg)
- Zum Schluss verzahnte Punkte (Art. 50, DSFA)
C · Abstimmung & Freigabe
Ergebnis: freigegebene Endfassung, Datum für Inkrafttreten steht.
- Datenschutzbeauftragter prüft Dateneingabe und DSFA
- Betriebsrat prüft Rollen, menschliche Kontrolle, Schulung
- Geschäftsleitung zeichnet die Endfassung
- Kick-off-Kommunikation an alle Mitarbeitenden
D · Verankerung
Ergebnis: Schulung durchgeführt, Meldeweg live, Prüfzyklus gesetzt.
- Schulung nach Art. 4 KI-VO, dokumentierte Teilnahme
- Tool-Freigabeliste im Intranet oder Wiki
- Meldeweg technisch (E-Mail oder Formular)
- Review-Datum: 12 Monate oder bei wesentlicher Änderung
Preise nach Betriebsgröße
Festpreis statt Tagessatz: Sie wissen vor der Beauftragung, was die Richtlinie kostet. Anfahrt und Auslagen sind enthalten. Die genannten Beträge sind Endpreise – als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus. Die Beratungsleistung ist BAFA-förderfähig — für KMU in Sachsen-Anhalt bis zu 80 % der Kosten, gedeckelt auf 2.800 € Zuschuss.
| Größe | Umfang Richtlinie | Festpreis | Eigenanteil nach BAFA | Aufwand intern | Sinnvolle Ergänzung |
|---|---|---|---|---|---|
| Kleinstbetrieb bis 10 |
4–6 Seiten, kompakt | 1.800 € | ab 360 € | ca. 1 Personentag | Compliance-Retainer für jährliche Aktualisierung |
| Kleinbetrieb 10–49 |
8–10 Seiten, mit Anlagen | 2.400 € | 480 € | ca. 3 Personentage | Schulung + Retainer |
| Mittelstand 50–249 |
12–15 Seiten, mit Anlagen und Schulungsmaterial | 4.200 € | 1.400 € | ca. 1 Personenwoche | Rollen-Schulung + KI-Compliance-Beauftragter |
| Größer 250 und mehr |
15+ Seiten, mit QMS-Anhang. Größerer Umfang als eigenes Projekt | ab 6.000 € | keine Förderung — kein KMU | mehrwöchig | Eigene KI-Compliance-Funktion, ggf. FRIA |
Der Eigenanteil gilt für KMU in den neuen Bundesländern (80 % Fördersatz, Bemessungsgrundlage bis 3.500 € je Beratung). Ab 3.500 € Auftragswert ist der Zuschuss auf 2.800 € gedeckelt — deshalb steigt der Eigenanteil beim Plus-Paket stärker als der Preis. Antragsberechtigt sind nur KMU nach Nummer 3.1 der Förderrichtlinie: weniger als 250 Mitarbeitende und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme.
→ Eigenanteil für Ihren Betrieb ausrechnen — drei Fragen, dann steht die Zahl.
Richtlinie beauftragen
Sie brauchen die Richtlinie, nicht den Fahrplan dazu? Dann übernehme ich Bestandsaufnahme, Entwurf, Abstimmung mit Datenschutzbeauftragtem und Betriebsrat sowie die Schulung zur Inkraftsetzung — zum Festpreis aus der Tabelle oben.
Termin für die Richtlinie vereinbaren →
→ Förderung vorab prüfen · → Jährliche Aktualisierung im Retainer
Was NICHT in die Richtlinie gehört
Ein häufiger Fehler ist, die Richtlinie mit Detailregeln zu überladen, die sich zu schnell ändern. Die gehören in verlinkte Anlagen, damit die Richtlinie 12–24 Monate ohne Anpassung trägt.
- Konkrete Tool-Namen & VersionsständeIn eine gepflegte Anlage „zugelassene KI-Tools", nicht ins Grunddokument.
- Prompt-Kataloge und BeispieleGehören ins interne Wiki oder Schulungsmaterial, nicht in die Richtlinie.
- Interne Reporting-TemplatesAls Anlage — die Richtlinie verweist darauf, enthält sie aber nicht selbst.
- Rechtstexte im WortlautNur wenn wirklich nötig, sonst als Fundstelle referenzieren (EUR-Lex, EDSA, Kommissions-Leitlinien).
BAFA-Förderung: Beratungsleistung ist förderfähig
Die Analyse, das Konzept, der Entwurf der Richtlinie und das Schulungskonzept sind BAFA-förderfähig — die reine technische Umsetzung nicht. Für KMU in Sachsen-Anhalt sind bis zu 80 % der förderfähigen Beratungskosten erstattbar (maximal 2.800 € Zuschuss); die genauen Voraussetzungen und der Antragsweg stehen auf der BAFA-Seite.
→ Details zur BAFA-Förderung · → KI-Compliance-Retainer für die Jahresprüfung · → Zusammenhang mit der Schulungspflicht (Art. 4 KI-VO)
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