In 4 bis 6 Wochen zur eigenen KI-Richtlinie
Der Kurzplan, mit dem ein KMU in überschaubarer Zeit eine tragfähige interne KI-Richtlinie erstellt — mit 15 Mindestinhalten, vier Etappen und einer Aufwandstabelle nach Betriebsgröße. Kostenlos als PDF per E-Mail.
Das ist im Fahrplan
Was die Richtlinie leisten muss, welche 15 Punkte sie mindestens abdecken sollte und wie ein KMU sie in vier Etappen erstellt — mit den harten Themen, die sonst untergehen.
- 15 Mindestinhalte einer KI-Richtlinie (Art. 4, 5, 26, 50 KI-VO)
- Vier Etappen: Bestandsaufnahme, Entwurf, Freigabe, Verankerung
- Reihenfolge der Punkte nach Aufwand und Freigabe-Aufwand sortiert
- Umsetzungsvarianten nach Betriebsgröße mit Festpreisen und Eigenanteil nach Förderung
- Was NICHT in die Richtlinie gehört — und wo es hinkommt
- Wie sich Richtlinie und Schulung nach Art. 4 KI-VO bedingen
- BAFA-Förderung: was ist förderfähig, was nicht
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Vier Etappen bis zur in-Kraft-Setzung
Ein realistischer Zeitrahmen für ein KMU liegt bei 4 bis 6 Wochen von Kick-off bis Inkrafttreten — vorausgesetzt, die Geschäftsleitung entscheidet zeitnah.
A · Bestandsaufnahme
Ergebnis: internes Kurzdokument als Basis für die Richtlinie.
- Tool-Inventur inkl. Schatten-KI
- Datenklassen-Übersicht (auch Art. 9 DSGVO)
- Rollen und Verantwortliche mit Namen
- Rechts-Snapshot: Betreiber, Anbieter, Hochrisiko?
B · Entwurf
Ergebnis: erste Fassung 8–15 Seiten, nach Aufwand und Freigabe sortiert.
- Erst die einfachen Punkte (Geltungsbereich, Begriffe)
- Dann inhaltlich harte Punkte (verbotene Praktiken, Risikoeinstufung)
- Dann betrieblich sensible Punkte (Rollen, Schulung, Meldeweg)
- Zum Schluss verzahnte Punkte (Art. 50, DSFA)
C · Abstimmung & Freigabe
Ergebnis: freigegebene Endfassung, Datum für Inkrafttreten steht.
- Datenschutzbeauftragter prüft Dateneingabe und DSFA
- Betriebsrat prüft Rollen, menschliche Kontrolle, Schulung
- Geschäftsleitung zeichnet die Endfassung
- Kick-off-Kommunikation an alle Mitarbeitenden
D · Verankerung
Ergebnis: Schulung durchgeführt, Meldeweg live, Prüfzyklus gesetzt.
- Schulung nach Art. 4 KI-VO, dokumentierte Teilnahme
- Tool-Freigabeliste im Intranet oder Wiki
- Meldeweg technisch (E-Mail oder Formular)
- Review-Datum: 12 Monate oder bei wesentlicher Änderung
Preise nach Betriebsgröße
Festpreis statt Tagessatz: Sie wissen vor der Beauftragung, was die Richtlinie kostet. Anfahrt und Auslagen sind enthalten. Die genannten Beträge sind Endpreise – als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus. Die Beratungsleistung ist BAFA-förderfähig — für KMU in Sachsen-Anhalt bis zu 80 % der Kosten, gedeckelt auf 2.800 € Zuschuss.
| Größe | Umfang Richtlinie | Festpreis | Eigenanteil nach BAFA | Aufwand intern | Sinnvolle Ergänzung |
|---|---|---|---|---|---|
| Kleinstbetrieb bis 10 |
4–6 Seiten, kompakt | 1.800 € | ab 360 € | ca. 1 Personentag | Compliance-Retainer für jährliche Aktualisierung |
| Kleinbetrieb 10–49 |
8–10 Seiten, mit Anlagen | 2.400 € | 480 € | ca. 3 Personentage | Schulung + Retainer |
| Mittelstand 50–249 |
12–15 Seiten, mit Anlagen und Schulungsmaterial | 4.200 € | 1.400 € | ca. 1 Personenwoche | Rollen-Schulung + KI-Compliance-Beauftragter |
| Größer 250 und mehr |
15+ Seiten, mit QMS-Anhang. Größerer Umfang als eigenes Projekt | ab 6.000 € | keine Förderung — kein KMU | mehrwöchig | Eigene KI-Compliance-Funktion, ggf. FRIA |
Der Eigenanteil gilt für KMU in den neuen Bundesländern (80 % Fördersatz, Bemessungsgrundlage bis 3.500 € je Beratung). Ab 3.500 € Auftragswert ist der Zuschuss auf 2.800 € gedeckelt — deshalb steigt der Eigenanteil beim Plus-Paket stärker als der Preis. Antragsberechtigt sind nur KMU nach Nummer 3.1 der Förderrichtlinie: weniger als 250 Mitarbeitende und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme.
→ Eigenanteil für Ihren Betrieb ausrechnen — drei Fragen, dann steht die Zahl.
Richtlinie beauftragen
Sie brauchen die Richtlinie, nicht den Fahrplan dazu? Dann übernehme ich Bestandsaufnahme, Entwurf, Abstimmung mit Datenschutzbeauftragtem und Betriebsrat sowie die Schulung zur Inkraftsetzung — zum Festpreis aus der Tabelle oben.
Termin für die Richtlinie vereinbaren →
→ Förderung vorab prüfen · → Jährliche Aktualisierung im Retainer
Was NICHT in die Richtlinie gehört
Ein häufiger Fehler ist, die Richtlinie mit Detailregeln zu überladen, die sich zu schnell ändern. Die gehören in verlinkte Anlagen, damit die Richtlinie 12–24 Monate ohne Anpassung trägt.
- Konkrete Tool-Namen & VersionsständeIn eine gepflegte Anlage „zugelassene KI-Tools", nicht ins Grunddokument.
- Prompt-Kataloge und BeispieleGehören ins interne Wiki oder Schulungsmaterial, nicht in die Richtlinie.
- Interne Reporting-TemplatesAls Anlage — die Richtlinie verweist darauf, enthält sie aber nicht selbst.
- Rechtstexte im WortlautNur wenn wirklich nötig, sonst als Fundstelle referenzieren (EUR-Lex, EDSA, Kommissions-Leitlinien).
BAFA-Förderung: Beratungsleistung ist förderfähig
Die Analyse, das Konzept, der Entwurf der Richtlinie und das Schulungskonzept sind BAFA-förderfähig — die reine technische Umsetzung nicht. Für KMU in Sachsen-Anhalt sind bis zu 80 % der förderfähigen Beratungskosten erstattbar (maximal 2.800 € Zuschuss); die genauen Voraussetzungen und der Antragsweg stehen auf der BAFA-Seite.
→ Details zur BAFA-Förderung · → KI-Compliance-Retainer für die jährliche Aktualisierung · → Zusammenhang mit der Schulungspflicht (Art. 4 KI-VO)
Sie sind bis hierhin gescrollt?
Dann können Sie den Fahrplan direkt hier anfordern — E-Mail eintragen, Rest kommt.
Häufige Fragen zur KI-Richtlinie
Stand: · KI-Verordnung in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744
Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich verpflichtend?
Nein, die KI-Verordnung schreibt keine Richtlinie vor. Sie verlangt aber Maßnahmen für die KI-Kompetenz (Art. 4), Kennzeichnung bestimmter KI-Inhalte (Art. 50) und – ab dem 02.12.2027 – zusätzliche Pflichten für Betreiber von Hochrisiko-Systemen. Eine schriftliche Richtlinie ist in der Praxis der einfachste Weg, das intern zu ordnen und im Bedarfsfall zu zeigen, was Sie tun. Zuständige Marktüberwachungsbehörde ist in Deutschland die Bundesnetzagentur (§ 2 KI-MIG).
Wie lange dauert die Erstellung einer KI-Richtlinie?
Für ein KMU zwischen 4 und 6 Wochen von Kick-off bis Inkrafttreten – vorausgesetzt, die Geschäftsleitung entscheidet zeitnah. Etappe A (Bestandsaufnahme) dauert etwa eine Woche, Etappe B (Entwurf) zwei Wochen, Etappe C (Freigabe mit Datenschutz und ggf. Betriebsrat) eine bis zwei Wochen, Etappe D (Schulung und Verankerung) bis zu zwei weitere Wochen.
Sollte die KI-Richtlinie zum Datenschutzbeauftragten?
Ja, das empfehle ich. Der Datenschutzbeauftragte prüft vor allem die Punkte zur Dateneingabe, zur Datenschutz-Folgenabschätzung und zu den Meldewegen. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn bei Rollen, menschlicher Kontrolle und Schulung früh ein.
Reicht eine Muster-Richtlinie aus dem Netz?
Als Startpunkt für die Struktur ja – aber jede Richtlinie muss auf die tatsächlich eingesetzten Tools, Datenklassen und Rollen im Betrieb angepasst werden. Eine reine Copy-Paste-Vorlage ohne Betriebsbezug bildet den eigenen Alltag nicht ab und deckt die häufigsten Fehlerquellen (Schatten-KI, sensible Datenklassen, uneindeutige Freigabewege) nicht ab.
Ist die Erstellung BAFA-förderfähig?
Ja. Die Beratungsleistung – Analyse, Konzept, Entwurf der Richtlinie und Schulungskonzept – ist BAFA-förderfähig. Die reine technische Umsetzung ist es nicht. Details stehen auf der Seite BAFA-Förderung.
Was die Richtlinie mit der Pflicht aus Artikel 4 zu tun hat: KI-Schulungspflicht nach Artikel 4 · Welche Kennzeichnungsregel hineingehört: Entscheidungshilfe zu Artikel 50
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